Gründe um einen Auftrag abzulehnen

Gründe, um einen Auftrag abzulehnen

Guido Finkes KMU, Coaching

Aufträge ablehnen: Warum man sich es nicht leisten kann, nicht wählerisch zu sein!

Es gibt viele Gründe, um Aufträge abzulehnen, auch wenn es umsatztechnisch erst mal nicht sinnvoll erscheint.
Es gibt genügend Gründe, um einen Auftrag abzulehnen, auch wenn es vermeintlich schwerfällt. Ehrlichkeit und Offenheit sind Grundvoraussetzung für eine partnerschaftliche Kundenbeziehung. Dazu gehört es auch, dass Aufträge, die nicht passen, abgelehnt werden sollten. Schließlich hat Ihr Kunde meine beste Leistung verdient. Kann ich diese nicht erbringen, lasse ich die Finger weg von dem Auftrag.

Verlustangst als treibende Kraft.

Die Angst, eventuell einen Kunden zu verlieren oder einen Verdienstausfall nicht kompensieren zu können, sind schlechte Ratgeber. Denken Sie daran, dass Sie sich nicht dazu verleiten lassen sollten, Aufträge zu übernehmen, von denen Sie nicht überzeugt sind. Sie können es sich nicht leisten, Ihren Ruf zu verlieren. Das kann aber passieren, wenn Sie ein schlechtes Gefühl bei dem akzeptieren des Auftrags haben. Schließlich erwartet Ihr Kunde 100 % und Sie wollen die auch abliefern. Das ist aber unter bestimmten Umständen nicht möglich.

Gründe aus welchen ich Aufträge ablehne:

  • Der Zeitrahmen passt nicht.
    Es kommt oft vor, dass brandeilige Aufträge realisiert werden sollen. Bestehen in dem geforderten Zeitrahmen bereits weitere "brandeilige" Aufgaben muss man darüber reden. Das Ergebnis wäre wahrscheinlich nur eine mittelmäßige Qualität und damit können beide Seiten nicht zufrieden sein. Mehr zu arbeiten, macht einen nicht unbedingt effizienter. Lieber einen Auftrag optimal erledigen, als zwei oder drei schlecht abzuliefern. Die Ressourcenknappheit führt sonst dazu, dass man die eigenen Qualitätsansprüche mit der Zeit herunterschraubt.
  • Die Vergütung ist nicht angemessen.
    Selbst wenn das Thema total spannend ist und der Auftraggeber ein tolles Referenzprojekt bietet, ist die Vergütung dann ein Ablehnungsgrund, wenn die Preisvorstellungen selbst nach ausführliche Verhandlungen zu weit auseinanderliegen. Dinge, die nicht ordentlich bezahlt werden, werden erfahrungsgemäß von Auftraggebern auch nicht sonderlich wertgeschätzt.
  • Die Aufgabe kann nicht erfüllt werden.
    Möchte ein Auftraggeber bestimmte Ziele erreichen, können dafür Veränderungen erforderlich sein. Das erfordert aber auch die Bereitschaft des Kunden, diese mitzutragen. Kommt jemand mit bestimmten Zielsetzungen zu mir, erwartet er eine dazu passende Beratung. Weicht diese von seinen Vorstellungen ab, sucht er keine Lösung, sondern nur jemanden, der seine Vision umsetzt. Grundsätzlich ist dagegen nichts einzuwenden. Lassen sich die gesetzten Ziele begründbar so nicht erreichen, wird es auf mich zurückfallen. Beide Seiten sind unzufrieden, aber der Schwarze Peter liegt dann höchstwahrscheinlich beim Auftragnehmer. Die Folge ist eine sinkende Reputation. 
  • Ich bin von der Aufgabe nicht überzeugt.
    Je nach Auftrag können sich sonst große Probleme ergeben. Vielleicht liegt ein Vertrag mit Konkurrenzklauseln vor. In dem Fall sollte aber bedacht werden, dass bestimmtes Branchen- und Produkt Know-how ein großer Vorteil sein kann. Am sinnvollsten ist es konkret schriftlich festzuhalten, für welchen Mitbewerber man nicht tätig werden soll. Exklusivität ist für den einen oder anderen wünschenswert und hat ihren Preis.
  • Die Chemie stimmt nicht.
    Vielleicht passen Auftraggeber und Auftragnehmer einfach nicht zusammen. Man redet aneinander vorbei oder ist völlig gegensätzlicher Meinung. Eine konstruktive Zusammenarbeit ist dann nicht möglich. Die Zeit, die beide Seiten aufwenden, kann für die Aufgabenstellung effizienter genutzt werden. Gerne empfehle ich einen geeigneten Ansprechpartner aus meinem Netzwerk.
  • Ich arbeite schon für die Konkurrenz.
    Interessenskonflikte vermeiden.
Ich nehme jeden Auftrag an

Ist Ihre Arbeit gut, brauchen Sie keine Verlustängste zu haben!

Ich höre jedoch immer wieder, dass viele Angst davor haben, Aufträge abzulehnen, da sie befürchten, den Kunden an Mitbewerber zu verlieren. Ein probates Mittel ist dann eine Auftragsvermeidungsstrategie, die auf den ersten Blick sogar attraktiv erschein. Doch in den meisten Fällen wird sich zeigen, dass es wirklich nur auf dem ersten Blick war.

Preise werden absichtlich drastisch verteuert!

Man will sich aus der Affäre stehlen und vermeiden, den Auftrag selbst abzulehnen. Nur was passiert, wenn der eigentlich unerwünschte Job von Kunden akzeptiert wird? Hat man sich dann eine Art Schmerzensgeld zahlen lassen? Aus meiner Sicht ist, dass eine erbärmliche Vorgehensweise. Es ist nicht ehrlich, dem Kunden gegenüber. Es ist auch nicht gut für die eigene Motivation. Kommt es dann doch irgendwann raus, sind die Auswirkungen für den eigenen Ruf katastrophal.

Es gibt aber auch Szenarien, die sich nach der Auftragserteilung negativ auswirken.

Die ersten Kontakte waren vielversprechend und die Vorgespräche konstruktiv. Man ist sich einig geworden. Doch dann wendete sich das Blatt. Hier gilt es schnell zu handeln, um einen größeren Schaden zu vermeiden.

  • Die vereinbarte Mitwirkungspflicht wird nicht wahrgenommen.
    Bei vielen Aufgaben ist man zur Erfüllung auf die Mitwirkung des Auftraggebers angewiesen. Er muss dann auch sicherstellen, dass er die Inhalte jedweder Art im vereinbarten Rahmen zur Verfügung stellt. Wird Input gar nicht oder zu spät geliefert, ist nicht nur der Liefertermin gefährdet. Ein enger, schriftlicher Kontakt mit allen Beteiligten ist daher unerlässlich.
  • Die angekündigten Daten entsprechen nicht der geforderten Qualität.
    Das passiert bei Print- genauso häufig wie bei Online-Projekten. Der Kunde ist sicher, dass seine Datenqualität ausreicht. Sichtet man die Daten und stellt fest, dass diese für den geforderten Einsatzzweck nicht geeignet sind, muss man gemeinsam nach Abhilfe suchen. In den meisten Fällen entstehen dann zusätzliche Kosten.

Denken Sie immer daran, dass mit jedem abgelehnten Auftrag auch Zeit für einen anderen passenderen potenziellen Job bleibt.

Lieber Qualität statt Quantität liefern

Vermeiden Sie Kunden, die keine Veränderungsbereitschaft haben!

Bei meinen Tätigkeiten geht es in erster Linie um Veränderungen. Liegt aber vonseiten des Auftraggebers keine wirkliche Bereitschaft für Veränderungen vor, ist der Auftrag nicht erfüllbar. Kommt der Kunde ins Zögern, ob er die angebotenen Leistungen tatsächlich haben will, dann kann das für beide Seiten schlecht ausgehen.

Ich möchte das am Beispiel für einen Website-Auftrag erläutern:

  • Der Kunde möchte deutlich mehr Erfolg mit seiner Website haben. Von einem Geschäftspartner hat er von meiner guten Arbeite gehört. Jetzt möchte er das auch probieren. Er ist aber der Meinung, dass seine derzeitigen Webseiten so wie sie sind, nicht geändert werden müssen.
  • Bin ich überzeugt, dass die Zielsetzung nicht ohne tief greifende Änderungen möglich ist, muss ich den Auftrag begründet ablehnen.

Würde ich den Auftrag trotzdem annehmen, tue ich das, obwohl mir klar ist, dass sich die angestrebten Ziele nicht erreichen lassen. Das Ergebnis ist ein unzufriedener Kunde, der sich sicher ist, dass ich meine Leistung nicht erbracht habe. Klarheit und Transparenz sind in dem Fall nicht gegeben. Beide Parteien sind unzufrieden und haben sich verzettelt. Besser ist es, sich von Anfang an ehrlich und fair zu verhalten. Lassen Sie sich sagen, wie Sie ihren Job zu erledigen haben, dann ist etwas katastrophal schief gelaufen. Auch wenn es finanziell wehtut, verkaufen Sie sich nicht unter Wert und nicht an jeden, denn Ihr Auftraggeber wird das auch nicht mit sich machen lassen.

Mein Tipp: Machen Sie keine Abstriche bei Ihrer Servicequalität.
Ich berate den Kunden im Vorfeld. Stelle ich fest, dass er seine Ziele nicht wie gewünscht erreichen kann, werde ich es ihm auch so sagen. Vielleicht kann ich Ihm sogar eine bessere Lösung aufzeigen, die nicht zwangsläufig durch mich erbracht wird. Ich habe dann zwar einen Auftrag abgelehnt, aber der Kunde wird mich in guter Erinnerung behalten und vielleicht sogar weiterempfehlen. Konzentrieren Sie sich lieber auf Ihre Kernleistungen und bewahren Sie sich immer ausreichende Kapazitäten, um den Wunschauftrag, der an der nächsten Ecke wartet, auch annehmen zu können. Nur wenn Sie voll hinter jedem Auftrag stehen, können Sie 100 % abliefern. Das verdienen Ihre Kunden!

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