AZPAKO Methode für kreatives Zeitmanagement

AZPAKO-Methode

Guido Finkes KMU

AZPAKO-Methode von OPTIMGO

Kreatives Zeitmanagement Reloaded.
Haben Sie auch regelmäßig das Gefühl, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um alle notwendigen Tätigkeiten zu erledigen? Warum haben wir häufig das Gefühl, dass unsere Zeit schneller vergeht als früher? Zeit ist die Ressource, die wir nicht einkaufen können. Deshalb hört man überall, dass die Tage schneller verlaufen und die zu leistenden Aufgaben immer aufwendiger werden. Der Stress nimmt mit dem steigenden Zeitdruck zu und mit der Zeit fühlt man sich überfordert. Das schränkt die persönliche Leistungsfähigkeit zusätzlich ein. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen spüren, dass immer deutlicher.

Wenn Deadlines und Fristen den Alltag bestimmen!

So erging es mir auch früher. Viele Kunden, viele Aufträge und noch mehr Deadlines und Fristen. Ständiger Termindruck dominierte meinen Arbeitsalltag. Ich habe mich damit auseinandergesetzt und mich gefragt, ob es sich um eine Ausnahmesituation handelt, ausgelöst von einer ungewöhnlichen Auftragslage, oder ob inzwischen eine Regel daraus geworden war. Ich stellte fest, dass es die Regel war und mehrere Fehlkalkulationen dazu führten.

Meine Arbeit lässt sich nun mal nicht mit der Stoppuhr takten. Manchmal fällt einem ein perfekter Satz einfach so zu und ein anderes, mal sitzt man mehrere Stunden daran. Der kreative Teil war schwer zu erfassen. Dazu kommen die "handwerklichen Teile" wie die digitale Druckvorstufe, die kann man relativ gut eingrenzen. Ich machte mich also daran, ein für mich perfektes Zeitmanagement zu entwickeln.

Die AZPAKO-Methodik habe ich entwickelt, um deutlich mehr Tagesaufgaben optimal umsetzen zu können. So kann ich durch strukturiertes Arbeiten mehr schaffen.

Täglich wird der Plan für den nächsten Arbeitstag anhand der folgenden Gliederung erstellt.

A · Aufgaben, die in jedem Fall erledigt sein müssen.
Z · Zeitaufwand, der dafür veranschlagt werden muss.
P · Pufferzeiten für unvorhergesehenes einplanen.
A · Arbeitsschritte und Arbeitsmittel, die für die Aufgaben erforderlich sind, festlegen.
K · Kontrollmaßnahmen, welche die Qualität der geleisteten Arbeit sicherstellen sollen.
O · Optimierungszeiten einplanen.

Die Methodik verschafft mir einen Überblick, was genau am nächsten Tag erreicht werden muss. Bei der Fertigstellung der Tagesplanung wird ersichtlich, in welcher Reihenfolge vorgegangen werden sollte, welche Arbeitsmittel dafür benötigt werden und wie diese sinnvoll eingesetzt werden können. So kann ich direkt feststellen, ob bestehende Fristen überhaupt eingehalten werden können oder wie die Aufgaben umorganisiert werden müssten, um meine und die Zielsetzungen meiner Kunden sicherzustellen.

AZPAKO Zeit Management von OPTIMGO

Wie können Sie von der AZPAKO-Methodik profitieren?

Durch die Fokussierung auf die zu verrichtende Arbeit kann die zur Verfügung stehende Zeit so intensiv wie möglich genutzt werden. Das reduziert Ihre Kosten und Sie können sich sicher sein, dass Fristen eingehalten werden. Das gilt für Ihre eigenen Tätigkeiten, aber auch für Aufträge, die Sie erteilen.

Schauen Sie sich nur mal einige Rechnungen, die Ihnen gestellt wurden, im Detail an.
Wahrscheinlich finden Sie einige Positionen, die Sie nicht nachvollziehen können. Das liegt daran, das viele Arbeiten keinerlei Effekt auf eine angestrebte Zielsetzung haben. Dinge werden zum Teil mit Perfektion erledigt, die gar nicht getan werden mussten. Aufwand und Kosten stehen dann in keinem Verhältnis zueinander.

Priorisierung statt Termin- und Zeitdruck

Viele, die unter hohem Termindruck leiden, bräuchten sich eigentlich gar nicht zu beeilen. Wichtig ist, sich nicht ablenken zu lassen und stattdessen den Blick fürs Wesentliche zu behalten. Schneller ist nicht automatisch besser. Will man jeden zufriedenstellen, bleibt am Ende oft die Qualität der Arbeit auf der Strecke.

Schon heute herrscht ständiger Zeitdruck, ein hohes Arbeitsaufkommen und vor allem ein Ressourcenmangel bei der Bewältigung von Aufgaben durch eine dünne Personaldecke. Um diese Entwicklung zu vermeiden, muss man mit der Selbstausbeutung aufhören und stattdessen mit einem neuen Zeitmanagement etwas dagegen unternehmen. Es geht nicht darum, die Leistungsbereitschaft infrage zu stellen, sondern die vorhandene Zeit effektiv zu nutzen. Eine Möglichkeit ist die Priorisierung die sich aus der AZPAKO-Methode ergibt.

Die AZPAKO-Methode im Detail:

AAufgaben die in jedem Fall erledigt sein müssen.
Das Aufgabenmanagement ermöglicht es, dass ein ehemals kaum zu überwindender Aufgabenberg zu einer überschaubaren To-do-Liste reduziert werden kann. Es werden alle Aufgaben erfasst, die eine Frist für den morgigen Tag haben. Die Priorisierung erfolgt nach der terminlichen Reihenfolge. Entscheidend ist, dass die Tagesplanung für den Folgetag immer am Vorabend erfolgt. Das stellt sicher, dass man zum Arbeitsbeginn sofort zielorientiert anfangen kann. Ein wichtiger Aspekt ist auch, dass man die Aufgaben integriert, die eventuell noch nicht erledigt werden konnten. Priorisiert werden die Aufgaben mit einer Frist.

ZZeitaufwand, der für die jeweiligen Aufgaben veranschlagt werden muss.
Um einen Arbeitsaufwand realistisch einschätzen zu können, bedarf es viel Erfahrung. Für viele Aufgaben gibt es bereits Erfahrungswerte von vergleichbaren Projekten. Darauf kann man aufbauen. Wichtig sind hier die Parameter für die Zielerreichung, aus welchen sich die Machbarkeit ergibt. Zieht sich ein Projekt über mehrere Tage, muss die Aufwandsschätzung regelmäßig angepasst werden. Etwas schwieriger ist die Aufwandschätzung für kreative Tätigkeiten. Hilfreich ist es, die anstehenden Arbeiten in kleinere und überschaubare Segmente aufzuteilen. Beispiel Logoentwicklung: Hier ist es sinnvoll, einen Zeitansatz für Entwurfsarbeiten, Kundenpräsentation, Änderungen und Reinzeichnung zu definieren.

PPufferzeiten, für unvorhergesehenes einplanen.
Es kann immer wieder passieren, dass man während der Arbeit an einer Aufgabe ausgebremst wird. Das kann ein Telefonat sein oder ein vereinbarter Termin verspätet sich. Ohne entsprechende Pufferzeiten fällt der Zeitplan wie ein Kartenhaus zusammen. Diese Eventualitäten kann man nur schwer vorbeugen, aber man kann durch die Einplanung von Puffern sicherstellen, dass der gesamte Arbeitsplan im Falle des Eintretens einer Verzögerung nicht unrealisierbar wird. Vermeiden sollte man das kombinieren von mehreren anspruchsvollen Tätigkeiten, da sich Flüchtigkeitsfehler schnell einschleichen.

AArbeitsschritte und Arbeitsmittel, die für die Aufgaben erforderlich sind, festlegen.
Hier spielt die Komplexität der Aufgabe eine entscheidende Rolle. Für digitales Arbeiten ist eine professionelle Infrastruktur Grundvoraussetzung, da man sie sonst nicht zeiteffektiv und kostensparend durchführen kann. Besonders wichtig ist aber auch, dass benötigte Arbeitsmaterialien bereits nutzbar sind. Hat der Kunde bestimmte Informationen oder Daten zu liefern, dürfen diese nur berücksichtigt werden, wenn Sie schon in der erforderlichen Qualität vorliegen. Sind Zulieferer involviert, müssen für die Aufgabe oder eine Lieferung benötigte Produkte bereits am Vortag eingetroffen sein.

KKontrollmaßnahmen, welche die Qualität der geleisteten Arbeit sicherstellen sollen.
Eine Aufgabe ist erst dann erledigt, wenn die erforderliche Qualität sichergestellt ist. Für Online-Aufgaben oder Präsentationen ist das Testing entscheidend. Für Print-Produkte eine professionelle Reinzeichnung und fehlerlose druckfertige Daten. Sind Texte gefordert, sollten diese schon lektoriert sein. Für jede Aufgabe werden die entsprechenden Maßnahmen und Tools definiert. Der zeitliche Aufwand muss selbstverständlich in der Planung berücksichtigt werden. Diese Nachkontrolle hilft, wenn Sie akkurat durchgeführt und erfasst wird, dabei die gesamte Planung immer besser zu organisieren und zu verfeinern.

OOptimierungsmöglichkeiten erfassen.
Ergeben sich bei den einzelnen Schritten Probleme oder müssen Teilbereiche korrigiert werden, dann ist es wichtig, das zu protokollieren. Alle Änderungen und Beobachtungen von Relevanz für die Teilbereiche müssen erfasst werden. Das gilt für alle Ereignisse, die sich negativ oder positiv ausgewirkt haben. Das hilft die zukünftige Planungen immer besser zu organisieren und zu verfeinern.

Work-Work Balance vermeiden

Acht Stunden Arbeit, acht Stunden leben, acht Stunden Schlaf.

Wenn Sie selbst feststellen, dass Sie eher eine Work-Work-Balance anstatt eine Work-Life-Balance haben, dann sollten Sie anfangen umzudenken. Wir alle haben natürliche Leistungsgrenzen. Aus Überstunden werden dann mit der Zeit Überbelastungen. Fehlt ausreichende Regenerationszeit, werden verbrauchte Ressourcen nicht wieder aufgebaut. Die Folgen sind Stress, Erschöpfung oder Krankheit. Fällt man selbst oder ein Mitarbeiter aus, muss die Arbeit wiederum umverteilt werden. Einmal in diese Spirale gerutscht, ist man darin schnell gefangen.

Je anstrengender die Arbeit, desto kürzer die Arbeitszeit. 
Wird dieser Zusammenhang ignoriert, steigt das Unfallrisiko und Fehler häufen sich. Viel zu häufig herrscht heute in den Führungsetagen noch das Denken, das man die Mitarbeiter kontrolliert, da sonst keiner etwas tut. So wird wertvolle Arbeitszeit für ein veraltetes Berichtswesen vergeudet, anstatt auf flexible digitale Lösungen zu setzen.

Produktivität erhöhen und Termintreue sicherstellen.

Die AZPAKO-Methodik kann für viele Branchen und Arbeitsprozesse adaptiert werden. Sie beinhaltet Techniken zur Organisation und Strukturierung ohne Stress. Auch bei kleinen Prozessen können bereits signifikante Verbesserungen erzielt werden. Ein konsequentes Anwenden der Methode ermöglicht mehr Flexibilität, denn es kann immer vorkommen, das sich Prioritäten ändern. Alle technischen Möglichkeiten und Tools führen nicht automatisch zu mehr verfügbarer Zeit. Durch die Digitalisierung hat sich unsere Verfügbarkeit zwar unaufhaltsam ausgedehnt und vielfach sind die Grenzen zwischen Privat- und Geschäftsleben längst verschwunden.

Neulich im Bewerbungsgespräch:Ich habe 30 Jahre Berufserfahrung. Moment, Sie sind doch erst 25! Wie ist denn das möglich? Ganz einfach durch Überstunden.

Daher ist es sehr leicht, unheimlich beschäftigt zu sein, ohne am Ende die wichtigen Zielsetzungen erreicht zu haben. Die Effektivität der Arbeit liegt daher nicht zwangsläufig an der Zeit, die man zur Bewältigung benötigt hat, sondern wie sich das Verhältnis vom Aufwand zum Ergebnis darstellt. Probleme bei der Produktivität liegen in vielen Fällen nicht am Mangel an Zeit, sondern am fehlen einer konzentrierten Zielorientierung.
Hier bietet die AZPAKO-Methodik ideale Ansatzpunkte. Hochwertige Aufgaben werden aktiv erledigt. Die Handlungsorientierung führt dazu, dass sie schnell und effektiv durchgeführt werden. Fristen und Termine können so deutlich besser eingehalten werden.

Wettbewerbsvorteil Geschwindigkeit!

Verlorener Boden durch ein schlechtes Zeitmanagement ist im Wettbewerb nur schwer wieder gut zu machen. Man muss die richtigen Informationen zur richtigen Zeit beim richtigen Entscheider haben. Das Tempo darf aber nicht zulasten der Qualität gehen. Wird gehudelt, werden unter Umständen wichtige Informationen nicht berücksichtigt. Die Folge ist, dass nachgebessert werden muss. Das ist nicht nur unprofessionell dem Kunden gegenüber, sondern auch mit erneutem Zeitaufwand verbunden.

Auch hier bietet die AZPAKO-Methode durch den modularen Aufbau optimale Möglichkeiten, um diese Aufgaben sicherzustellen. Durch die konsequente Anwendung kommt man durch das wachsende Know-how zu effizienten Arbeitsprozessen und man hat vor allem nicht nur alle wichtigen Aufgaben im Blick sondern vergisst auch nichts und begeht weniger Fehler. Die Zeitkalkulation optimiert sich und bei gleichem Zeitaufwand schafft man deutlich mehr.

Nicht alles, was Sie tun, ist optimal strukturiert?
Dann ist es an der Zeit, das zu ändern. Sonst fliegt einem alles um die Ohren. Überforderung, Frustration, Resignation oder Stillstand durch bloßes Funktionieren, weil man sich verzettelt. Jedes Geschäft ist unterschiedlich und deswegen versuche ich mit AZPAKO keine allgemeingültige Empfehlungen für alle zu geben. Die AZPAKO-Methode ist aber so modular aufgebaut, dass Sie auf viele Bereiche, Branchen, Abteilungen und Positionen adaptierbar ist. Es geht darum, die Arbeitseffizienz und Produktivität zu erhöhen sowie die Fehleranfälligkeit zu senken. Sich neu zu organisieren, erfordert zwar erst einmal zusätzlichen Zeitaufwand, doch nach kurzer Zeit stellt sich dann die entscheidende Entlastung ein.

Sagen Sie Zeitfressern den Kampf an!

Das falsche Zeitmanagement kann mehr Schaden als nützen. Steht man vor dem Dilemma, Fristen einzuhalten oder sie auszunutzen, hat man schon Probleme bei der Priorisierung. Aufräumen und entschlacken ist dann erforderlich.

Sind Sie an mehr Durchschlagskraft interessiert, sollten Sie ein Zeit-Detox-Programm durchführen. Gerne überprüfe ich, welche Zeitfresser bei Ihnen zuschlagen und verschaffe Ihnen mehr Zeit.

Schluss mit der Aufschieberitis!Ich möchte mich unverbindlich beraten lassen »
Leiden Sie an Motivationsmangel, bis der Zeitmangel kommt?

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